ISO 9001 Belgesi Nasıl Alınır?
Nasıl mı? Sistemlerinizi hazırlayın, bir sertifika sağlayıcısı seçin, başvurun, denetlenin, sertifikanızı alın.
Bu ISO 9001 belgelendirme sürecinin kısaca bir anlatımıdır.
ISO 9001 Belgelendirme Süreci Hakkında
- ISO 9001 belgesi almak için kesin bir karar alın.
Kesin olarak kararlı olmak ve yönetim kademesinden gelen firma kararı son derece önemlidir. Ancak bu kararlılık sadece ‘faturaları ödemek’ten ve yalnızca sözden ibaret olmamalıdır – birtakım eylemlerle desteklenmelidir.
- İç proje müdürünüze başvurun.
Olanları içsel olarak gözetecek birine ihtiyacınız olacaktır. ISO 9001 belgesi almak bir projedir, öyleyse buna uygun davranmak ve proje yönetim disiplinleri kullanmak gerekir. Aynı zamanda bu sürecin kapsamını öğrenmek için araştırma yapmanız gerekecektir.
- Kaynak ayırın.
Bu süreç zaman ve emek gerektirecektir, bu nedenle kaynaklara ihtiyacınız olacaktır. Bir danışman mı kullanacaksınız yoksa bu işi kendiniz mi yapacaksınız, buna karar vermeniz gerekir.
- Başlangıç pozisyonunuzu belirleyin.
Şu an nerede olduğunuzu ve belgelendirme için nerede olmanız gerektiğini belirlemeniz gerekir. Bu noktada eksiklikleriniz belirlemeniz ve fark analizi yapmanız gerekir. Bir plan ve program oluşturmak için fark analizinin sonuçlarını kullanınız.
- Bir kalite sistemi geliştirin.
Çoğu durumda bu, boşlukları doldurarak var olan sisteminizi iyileştirmek demektir. Aynı zamanda bazı yeni süreçleri, prosedürleri, kalite kontrolleri ve hatta belgeleri geliştirmek anlamına gelebilir. Bu aşama, ana süreçlerinizi (neyi nasıl yapacağınız) belirlemenizi, size uyacak bir şekilde sisteminizi belgelemenizi ve tüm bu gerekli değişiklik ve iyileştirmeleri Standart’ın gerekliliklerini karşılamak için yapmayı içerir.
Bu, en büyük ve en çok zaman/emek gerektiren aşamadır. Süreç boyunca insanların sürece ortak olduklarından ve sistemi anlayıp kullandıklarından emin olmalısınız.
- Sistemi denetle.
Sistemin gerektirdiği şeyi (uygunluk ve risk denetimi – finansal denetim değil-) yapıp yapmadığınızı kontrol etmek için sisteminizi içsel olarak denetlemelisiniz. Güncel uygulamaların sizin kalite el kitabınız ve prosedürlerinizle uyuşup uyuşmadığına bakmalısınız. Zayıflıkları ya da problemleri bulduğunuzda, şu an sisteminizde bu durumlar için yer alan resmi süreçleri kullanarak onarmanız gerekmektedir.
- Bir denetçi seçin.
Akredite edilmiş bir sertifika sağlayıcısı seçin. Resmi bir başvuru yapın, ödemenizi yapın ve denetim tarihlerini programlayın.
- Dış denetim geçirin.
Sertifika sağlayıcınız, ISO 9001’in tüm özel gerekliliklerine uygun olarak kalite sisteminizi denetleyecektir. Bu aşamada, kalite yönetim sisteminiz oldukça titiz bir teste tabi tutulacaktır.
- Sertifikanızı alın ve kutlayın!
Başarılı sayılırsanız herkesin sahip olmak istediği bir sertifikaya sahip olacaksınız.
Resmi sertifikanız, denetimden kısa bir süre sonra elinize ulaşacaktır. Görünüşü, sertifika sağlayıcınıza göre değişecektir (logonun türü vs.). Diğer yandan genel olarak, belgelendirme kapsamınızı (ne içeriyor), başvurduğunuz Standardı (bu makale için ISO 9001) içerecektir. Sertifika sağlayıcınız aynı zamanda şirketinizi, sertifikalı şirketlerin bulunduğu resmi sisteme kaydedecektir.
Bu aşamadan itibaren ISO 9001 sertifikasına sahip olduğunuzu söyleyebilirsiniz.
- Devamlılığı sağlayın.
Her bir belgelendirme 3 yıllık periyotlar için verilmektedir. Bu süreçte sisteminizi çalıştırmaya devam etmeniz, bakımını sağlamanız ve tabii ki, geliştirmeniz gerekmektedir. İç Denetçiniz programlanmış aralıklarda neler yapıyor olduğunuzu kontrol etmek için dönüşler yapacaktır fakat bu denetlemeler, asıl denetlemelerden daha kısadır ve yıllık olarak (12 ayı geçmeyecek şekilde) yapılırlar.
Belgelendirme firmaları da yıllık olarak denetimlerini gerçekleştirirler.
